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      廣州松田職業學院 會計檔案管理規定(修訂)

      為了加強會計檔案管理,統一會計檔案管理制度,根據《中華人民共和國會計法》、《中華人民共和國檔案法》有關法規,特制定本規定。

      第一條 財務處和學校檔案室為會計檔案的使用和管理部門,必須加強對會計檔案的管理工作。建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度,保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱,嚴防毀損、散失和泄密。

      第二條 本辦法所稱會計檔案是指學校在進行會計核算過程中接收或形成的,記錄和反映學校經濟業務事項的,具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料。會計檔案一般包括紙質會計檔案和電子會計檔案。

      以下會計資料納入歸檔范圍:

      (一) 會計憑證:原始憑證,記賬憑證。

      (二) 會計賬簿:總賬,明細賬,日記賬,其他輔助性賬簿。

      (三) 財務會計報告:月度、季度、半年度、年度財務會計報告。

      (四) 其他會計資料:銀行存款余額調節表,銀行對賬單,納稅申報表,會計檔案移交清冊,會計檔案保管清冊,會計檔案銷毀清冊,會計檔案鑒定意見書,其他具有保存價值的會計資料。

      第三條 學校可以利用計算機、網絡通信等現代信息技術手段管理會計檔案。

      第四條 學校內部形成的除明細賬外的電子會計資料,同時滿足下列條件的,可僅以電子形式歸檔保存:

      (一) 電子會計資料來源真實有效,由信息系統生成和傳輸。

      (二) 使用的會計核算信息系統能夠準確、完整、有效接收和讀取電子會計資料;能夠輸出符合國家標準歸檔格式的會計憑證、會計賬簿、財務會計報表等會計資料;設定了經辦、審核、審批等必要的審簽程序。

      (三) 使用的檔案管理信息系統能夠有效接收、管理、利用電子會計檔案,符合電子檔案的長期保管要求,并建立了電子會計檔案與相關紙質會計檔案的檢索關系。

      (四) 采取有效措施,防止電子會計檔案被篡改。

      (五) 建立電子會計檔案備份制度,能夠有效防范自然災害、意外事故和人為破壞的影響。

      (六) 不屬于永久保存的會計檔案。

      第五條 學校從外部接收的原始憑證,附有符合《中華人民共和國電子簽名法》規定的電子簽名,且同時滿足本辦法第四條規定條件的,可僅以電子形式歸檔保存。

      第六條 學校財務處按照歸檔范圍和歸檔要求,負責定期將應當歸檔的會計資料整理立卷,編制會計檔案保管清冊。

      第七條 當年形成的會計檔案,在會計年度終了后,可暫由財務處保管一年,因工作需要確需推遲移交,財務處保管最多不超過三年。臨時保管期間,會計檔案的保管應當符合國家有關規定,且出納人員不得兼管會計檔案。

      第八條 學校財務處在辦理會計檔案移交時,應當編制會計檔案移交清冊,并按國家有關規定辦理移交手續。

      移交的會計檔案為紙質會計檔案的,應當保持原卷的封裝;移交的會計檔案為電子會計檔案的,應當將電子會計檔案及其元數據一并移交,且文件格式應當符合國家有關規定。特殊格式的電子會計檔案應當與其讀取平臺一并移交。檔案室接收電子會計檔案時,應當對電子會計檔案的準確性、完整性、可用性、安全性進行檢測。

      第九條 學校建立健全會計檔案查閱、復制、借出登記制度,并嚴格按照有關制度利用會計檔案。利用會計檔案的過程中,嚴禁篡改和損壞會計檔案。

      學校保存的會計檔案一般不得對外借出。確因工作需要必須借出的,應當嚴格按照規定辦理相關手續。

      第十條 會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為10年、30年兩類。

      會計檔案的保管期限,從會計年度終了后的第一天算起。

      第十一條 本辦法規定的會計檔案保管期限為最低保管期限,各類會計檔案的保管原則上應當按照本辦法附表所列期限執行。

      學校會計檔案的具體名稱如有同本辦法附表所列檔案名稱不相符的,可以比照類似檔案的保管期限辦理。

      第十二條 學校由檔案室牽頭,組織財務處共同定期對已到保管期限的會計檔案進行鑒定,并形成會計檔案鑒定意見書。經鑒定,仍需繼續保存的會計檔案,應重新劃定保管期限;對保管期滿,確無保存價值的會計檔案,可以進行銷毀。

      第十三條 學校確定可以銷毀的會計檔案,應當按照以下程序進行銷毀:

      (一)由學校檔案室會同財務處提出銷毀意見,編制會計檔案銷毀清冊,列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容。

      (二)分管校領導在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。

      (三)銷毀會計檔案時,應當由學校檔案室和財務處共同派員監銷。

      (四)監銷人在銷毀會計檔案前,應當按照會計檔案銷毀清冊所列內容清點核對所要銷毀的會計檔案;銷毀后,應當在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章,并將監銷情況報告分管校領導。

      (五)電子會計檔案的銷毀應當符合國家有關規定,并由檔案室、財務處和信息系統管理部門共同派員監銷。

      第十四條 保管期滿但未結清的債權債務會計憑證和涉及其他未了事項的會計憑證不得銷毀,紙質會計檔案應當單獨抽出立卷,電子會計檔案單獨轉存,保管到未了事項完結時為止。單獨抽出立卷或轉存的會計檔案,應當在會計檔案鑒定意見書、會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。

      第十五條 學校因撤銷、解散、破產或其他原因而終止的,在終止和辦理注銷登記手續之前形成的會計檔案,應當按照國家有關規定處置。

      第十六條 建設單位在項目建設期間形成的會計檔案,應當在辦理竣工決算后移交給建設項目的接受單位,并按規定辦理交接手續。

      第十七條 單位之間交接會計檔案時,交接雙方應當辦理會計檔案交接手續。

      移交會計檔案的單位,應當編制會計檔案移交清冊,列明應移交的會計檔案名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限等內容。

      交接會計檔案時,交接雙方應當按照會計檔案移交清冊所列內容逐項交接,并由交接雙方的單位有關負責人負責監交。交接完畢后,交接雙方經辦人和監交人應當在會計檔案移交清冊上簽名或蓋章。

      電子會計檔案應當與其元數據一并移交,特殊格式的電子會計檔案應當與其讀取平臺一并移交。檔案接受單位應當對保存電子會計檔案的載體及其技術環境進行檢驗,確保所接受電子會計檔案的完整、可讀。

      第十八條 學校的會計檔案及其復制件,未經相關管理部門批準,不得以任何形式攜帶、寄運或傳輸至境外。

      第十九條 預算、計劃、制度等文件材料,應當執行文書檔案管理規定,不適用本辦法。

      第二十條 會計檔案保管期限附表:

       

      類別

      檔案名稱

      保管期限

      備注

      會計憑證

      原始憑證

      記帳憑證

      30


      會計賬簿

      總賬

      30

      包括日記總賬

      明細賬與輔助賬簿

      30


      日記賬

      30


      財務報告

      月、季度財務報告

      10

      包括文字分析

      年度財務報告

      (決算)

      永久

      包括文字分析

      其他類

      會計檔案移交清冊

      30


      會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊

      永久


      銀行對帳單、銀行余額調節表

      10


      納稅申報表

      10


      工資發放名冊   

      永久


      各種獎金、獎學金、助學金名冊等  

      30


      基建工程在建設期間的財會檔案

      永久


       

      第二十一條 原《廣州松田職業學院會計檔案管理規定(試行)》廣松職〔2010〕49號同時廢止。

      第二十二條 本規定由財務處負責解釋。

      第二十三條 本規定自2020年7月6日起試行。


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